Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, những vấn đề cần lưu ý trong giai đoạn hiện nay
Bài viết cung cấp cho các nhà quản lý công tác lưu trữ những cơ sở pháp lý và thực tiễn để chỉ đạo trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
A. ĐẶT VẤN ĐỀ
Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.
Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất. Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Thực tiễn hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéo lãng phí. Từ thực tiễn này, bài viết muốn cung cấp cho các nhà quản lý trong công tác lưu trữ những cơ sở pháp lý và thực tiễn để chỉ đạo trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
B. CƠ SỞ PHÁP LÝ, THỰC TIỄN VÀ NHỮNG VẤN ĐÊ CẦN LƯU Ý TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
- CƠ SỞ PHÁP LÝ
Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định như sau:
- Tại Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử quy định:
- a) Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
- b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
- c) Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
- Tại Điều 5,6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ 2011, quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác như sau:
- a) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.
- b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.
- c) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
- d) Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:
“1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
- a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- b) Ảnh màu;
- c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- d) Tỷ lệ số hóa: 100
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
– Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
– Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
- e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
- Tài liệu ảnh
- a) Định dạng: JPEG;
- b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
- Tài liệu phim ảnh
- a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
- b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
- Tài liệu âm thanh
- a) Định dạng: MP3, .wma;
- b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.”
Về dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ điện tử quy định
“1. Dữ liệu đặc tả của phông/công trình/sưu tập lưu trữ
| STT | Trường thông tin | Tên (viết tắt tiếng Anh) | Kiểu dữ liệu | Độ dài |
| 1 | Mã cơ quan lưu trữ | Identifier | String | 13 |
| 2 | Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ | Organld | String | 13 |
| 3 | Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ | FondName | String | 200 |
| 4 | Lịch sử đơn vị hình thành phông | FondHistory | LongText | |
| 5 | Thời gian tài liệu | ArchivesTime | String | 30 |
| 6 | Tổng số tài liệu giấy | PaperTotal | Number | 10 |
| 7 | Số lượng tài liệu giấy đã số hóa | PaperDigital | Number | 10 |
| 8 | Các nhóm tài liệu chủ yếu | KeyGroups | String | 300 |
| 9 | Các loại hình tài liệu khác | OtherTypes | String | 300 |
| 10 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 11 | Công cụ tra cứu | LookupTools | String | 50 |
| 12 | Số lượng trang tài liệu đã lập bản sao bảo hiểm | CopyNumber | Number | 10 |
| 13 | Ghi chú | Description | String | 1000 |
- Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ
| STT | Trường thông tin | Tên (viết tắt tiếng Anh) | Kiểu dữ liệu | Độ dài |
| 1 | Mã hồ sơ | FileCode | ||
| 1.1 | Mã cơ quan lưu trữ lịch sử | Identifier | String | 13 |
| 1.2 | Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ | Organld | String | 13 |
| 1.3 | Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ | FileCatalog | Number | 10 |
| 1.4 | Số và ký hiệu hồ sơ | FileNotation | String | 20 |
| 2 | Tiêu đề hồ sơ | Title | String | 1000 |
| 3 | Thời hạn bảo quản | Maintenance | String | 100 |
| 4 | Chế độ sử dụng | Rights | String | 30 |
| 5 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 6 | Thời gian bắt đầu | StartDate | Date | DD/MM/YYYY |
| 7 | Thời gian kết thúc | EndDate | Date | DD/MM/YYYY |
| 8 | Tổng số văn bản trong hồ sơ | TotalDoc | Number | 10 |
| 9 | Chú giải | Description | String | 2000 |
| 10 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 11 | Từ khóa | Keyword | String | 100 |
| 12 | Số lượng tờ | Maintenance | Number | 10 |
| 13 | Số lượng trang | PageNumber | Number | 10 |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
- Dữ liệu đặc tả của văn bản
| STT | Trường thông tin | Tên (viết tắt tiếng Anh) | Kiểu dữ liệu | Độ dài |
| 1 | Mã định danh văn bản | DocCode | String | 25 |
| 2 | Mã hồ sơ | FileCode | ||
| 2.1 | Mã cơ quan lưu trữ lịch sử | Identifier | String | 13 |
| 2.2 | Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ | Organld | String | 13 |
| 2.3 | Mục lục số hoặc năm hình thành hồ sơ | FileCatalog | Number | 4 |
| 2.4 | Số và ký hiệu hồ sơ | FileNotation | String | 20 |
| 3 | Số thứ tự văn bản trong hồ sơ | DocOrdinal | Number | 4 |
| 4 | Tên loại văn bản | TypeName | String | 100 |
| 5 | Số của văn bản | CodeNumber | String | 11 |
| 6 | Ký hiệu của văn bản | CodeNotation | String | 30 |
| 7 | Ngày, tháng, năm văn bản | IssuedDate | Date | DD/MM/YYYY |
| 8 | Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản | OrganName | String | 200 |
| 9 | Trích yếu nội dung | Subject | String | 500 |
| 10 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 11 | Số lượng trang của văn bản | PageAmount | Number | 4 |
| 12 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 13 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 14 | Từ khóa | Keyword | String | 100 |
| 15 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 16 | Mức độ tin cậy | ConfidenceLevel | String | 30 |
| 17 | Bút tích | Autograph | String | 2000 |
| 18 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim (âm bản)/ảnh
| STT | Trường thông tin | Tên (viết tắt tiếng Anh) | Kiểu dữ liệu | Độ dài |
| 1 | Mã cơ quan lưu trữ | Identifier | String | 13 |
| 2 | Số lưu trữ | ArchivesNumber | String | 50 |
| 3 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 4 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
| 5 | Tiêu đề phim/ảnh | ImageTitle | String | 500 |
| 6 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 7 | Tác giả | Photographer | String | 300 |
| 8 | Địa điểm chụp | PhotoPlace | String | 300 |
| 9 | Thời gian chụp | PhotoTime | Date | DD/MM/YYYY |
| 10 | Màu sắc | Colour | String | 50 |
| 11 | Cỡ phim/ảnh | FilmSize | String | 5 |
| 12 | Tài liệu đi kèm | DocAttached | String | 300 |
| 13 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
- Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim, âm thanh (ghi hình, ghi âm)
| STT | Trường thông tin | Tên (viết tắt tiếng Anh) | Kiểu dữ liệu | Độ dài |
| 1 | Mã cơ quan lưu trữ | Identifier | String | 13 |
| 2 | Số lưu trữ | ArchivesNumber | String | 50 |
| 3 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 4 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
| 5 | Tiêu đề phim/âm thanh | MovieTitle | String | 500 |
| 6 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 7 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
| 8 | Địa điểm | RecordPlace | String | 300 |
| 9 | Thời gian | RecordDate | Date | DD/MM/YYYY |
| 10 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 11 | Thời lượng | PlayTime | String | 8 |
| 12 | Tài liệu đi kèm | DocAttached | String | 300 |
| 13 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 14 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
| 15 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
Ngoài ra, Thông tư này còn hướng dẫn chi tiết việc biên mục dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ số hóa từ các vật mang tin khác nói riêng
- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã quy định về định mức kinh tế kỹ thuật số hóa tài liệu, Thông tư 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tửnhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà.
Như vậy có thể nói đến nay, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ các vật mang tin khác đã được các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông và tài chính ban hành tương đối đầy đủ. Các cơ quan nhà nước có đầy đủ cơ sở pháp lý đề thực hiện số hóa, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa một cách hiệu quả.
II. CỞ SỞ THỰC TIỄN
Như trên đã đề cập các loại hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên các vật mang tin như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy). Theo số liệu thống kê ngành lưu trữ đến hết 2017, tổng số tài liệu giấy là 116.221.401m giá; đã chỉnh lý hoàn chỉnh 15.187.857 m; chưa được chỉnh lý hoặc chỉnh lý chưa hoàn chỉnh là 101.033.544 m giá) tại các cơ quan Trung ương và các tỉnh, trong đó tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có khối lượng khá lớn. Về cơ bản, khối lượng tài liệu này đã được nhà nước đầu tư về cơ sở hạ tầng (kho tàng 305.255 m2, trang thiết bị…) và nhân lực để bảo quản lâu dài. Khối lượng tài liệu nền giấy chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh còn tồn đọng khá lớn và chưa được thu về lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Tình trạng vật lý của tài liệu nền giấy và các loại hình vật mang tin khác có hiện tượng xuống cấp nhiều, có nguy cơ hư hỏng hoàn toàn.
Về khai thác sử dụng, qua khảo sát tại các Lưu trữ lịch sử, tần suất khai thác đối với từng phông và hồ sơ tài liệu rất khác nhau phụ thuộc vào giá trị nội dung của tài liệu, yêu cầu của độc giả và nhu cầu của các cơ quan nhà nước, có phông, tài liệu được khai thác thường xuyên tần suất cao, nhưng có nhiều tài liệu được khai thác rất ít thậm chí không được sử dụng. Việc số hóa tài liệu lưu trữ ở các cơ quan nhà nước, lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng hiệu quả, tuy nhiên còn mang tính đại trà chưa đề cập tới một số yếu tố sau:
- Số hóa tài liệu chưa thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Chưa áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Tài liệu lưu trữ số hóa chưa được ký số của cơ quan tổ chức quản lý tài liệu số hóa.
- Chưa lựa chọn tài liệu lưu trữ theo các tiêu chí khi số hóa như: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu…
- Số hóa tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý hoàn chỉnh dẫn đến nguy cơ tạo thành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ không khai thác sử dụng được do thiếu các dữ liệu đặc tả, hoặc có khai thác được cũng mang tính bán thủ công không hiệu quả.
- Công tác bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ khi thực hiện thuê dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chưa được chú ý và coi trọng, có thể dẫn tới rò rỉ, mất dữ liêu, lộ bí mật nhà nước.
- Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin nói chung và công nghệ số hóa nói riêng cùng với hệ thống dịch vụ công nghệ thông tin do các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân cung cấp hiện nay phát triển, đa dạng, phong phú làm tăng năng suất, giảm chí phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực trong việc thực hiện số hóa lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá hiện hành trong công tác lưu trữ nói chung và số hóa tài liệu lưu trữ (2012-2014) đã lạc hậu trong mối tương quan của sự phát triển công nghệ thông tin.
- Kính phí NSNN hiện nay và nguồn chi thường xuyên của các cơ quan nhà nước hạn hẹp không thể thực hiện số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ hiện có kể cả việc chỉ số hóa tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
III. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
Căn cứ các quy định của pháp luật, tình hình thực tế về tài liệu lưu trữ và khả năng về kinh phí, khi thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần xây dựng Đề án, kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó cần quan tâm và lưu ý các vấn đề sau:
- Thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ trước khi số hóa nhằm đáp ứng các yêu cầu về dữ liệu đặc tả trong việc tạo cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ
- Thực hiện lựa chọn ưu tiên số hóa trước các nhóm tài liệu theo các tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Bởi vì theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa mà vẫn phải thực hiện bảo quản theo thời hạn đã xác định.
- Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và ký số tài liệu lưu trữ số hóa đầy đủ các bước theo quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quy định tại Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014 quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
- Có phương án quản lý chặt chẽ về bảo mật tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chí lựa chọn nhà thầu, đấu thầu, nghiệm thu hoàn thành và đưa vào bảo quản theo quy định.
- Thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN. Như chúng ta đã thấy, công nghệ thông tin nói chung và công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay đã có những phát triển vượt bậc dẫn đến tăng năng suất và giảm chí phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực trong việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên,theo định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành do các cơ quan có thẩm quyền được xây dựng từ những năm (2012-2014) đến nay đã lạc hậu trong mối quan hệ tương quan với sự phát triển của khoa học công nghệ. Trong khi chưa sửa đổi, ban hành mới các định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN.
Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng – Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Theo: luutru.gov.vn