Dịch vụ chỉnh lý tài liệu

Chúng tôi chuyên chỉnh lý tài liệu bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu bằng tiếng nước ngoài và tài liệu chuyên nghành.

1. Phương thức thức hiện:

Tùy theo đặc thù hoạt động của các đơn vị, Trung tâm sẽ đề xuất phương án tổ chức dịch vụ chỉnh lý tài liệu theo các phương thức sau:

– Phương thức trọn gói: Trung tâm Tin học và Số hóa tài liệu tiếp nhận toàn bộ công việc từ khâu đầu đến khâu kết thúc và chuyển giao qui trình nghiệp vụ cho cán bộ của đơn vị vào thời điểm kết thúc hoạt động, đơn vị đóng vai trò giám sát và quản lý chất lượng công việc.

– Phương thức chuyên gia: Đơn vị tự thực hiện các qui trình nghiệp vụ, Trung tâm tin học và Số hóa tài liệu là người đóng vai trò chuyên gia trong việc hướng dẫn, kiểm tra và giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.

– Phương thức phối hợp: Trung tâm sẽ cử nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ các chuyên gia tham gia thực hiện cùng đơn vị dựa trên các phươung án chỉnh lý tài liệu đã phê duyệt thống nhất.

2. Nhân sự – cam kết:

Ngoài đội ngũ chuyên gia, cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhiều kinh nghiệm, tính kỷ luật cao cộng với máy móc – thiết bị hiện đại, trung tâm còn thường xuyên mời các nhà khoa học – nhà chuyên môn là cán bộ công tác trong nghành lưu trữ lâu năm, các giảng viên có uy tín tại các trường các học viện tham gia chỉ đạo nghiệp vụ từ khâu đầu đến khi kết thúc. Chúng tôi cam kết và sẵn sàng cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu cho đơn vị đảm bảo đúng qui chuẩn về mặt nghiệp vụ đối với từng loại hồ sơ tài liệu đặc thù một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, kèm theo một chính sách hậu mãi sau khi kết thúc công việc.

3. Quy trình chỉnh lý tài liệu:

Mô tả chi tiết Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn Thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000

Bước 1: Giao, nhận tài liệu

Biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);
Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03);
Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04);
Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05).

Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ
Biên soạn tiêu đề hồ sơ
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

Bước 7: Biên mục phiếu tin (các trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)

Phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9: Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11: Biên mục hồ sơ

Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường số 10 của phiếu tin
Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn
Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Vệ sinh tài liệu
Tháo bỏ ghim kẹp
Làm phẳng tài liệu
Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16: Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Nhãn hộp (BM-CLTLG-07)

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

Biên bản giao, nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)

Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21: Lập mục lục hồ sơ

Viết lời nói đầu
Lập các bản tra cứu bổ trợ
Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
Đóng quyển mục lục (03 bộ).

Bước 22: Xử lý tài liệu loại

Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08)
Viết thuyết minh tài liệu loại
Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có).

Bước 23: Kết thúc chỉnh lý