Số hóa tài liệu lưu trữ
Tại sao cần phải số hóa tài liệu lưu trữ?
Doanh nghiệp càng phát triển mạnh mẽ thì đi kèm đó là một loạt giấy tờ, sổ sách liên quan càng nhiều. Chính vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải tốn không ít chi phí đầu tư cho nhận sự, tiền bạc cho hoạt động quản lý khối lượng giấy tờ khổng lồ đó. Vì thế, dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, cũng như nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài.
Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ uy tín
Chúng tôi là công ty hàng đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ cũng như là đối tác thân cận của hàng nghìn doanh nghiệp, giải pháp số hóa tài liệu do Chúng tôi mang đến luôn được sự tin tưởng và đánh giá cao của khách hàng.
Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ của Chúng tôi cung cấp cho các doanh nghiệp những giải pháp tối ưu khi phải đối mặt với khối tài liệu khổng lồ đến hàng trục triệu trang. Với hệ thống máy hiện đại, tiên tiến bậc nhất cùng với công nghệ tích hợp của phần mềm xử lý hình ảnh thông minh sẽ giúp quý khách hàng có được những hình ảnh và nội dung tài liệu hoàn hảo nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất.
2 gói dịch vụ số hóa tài liệu phù hợp với doanh nghiệp
Dựa theo nhu cầu số hóa tài liệu của khách hàng mà Chúng tôi cung cấp 2 gói dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp: 1- Số hóa tài liệu lưu trữ tại địa điểm khách hàng mong muốn, 2- Số hóa tài liệu lưu trữ tại công ty Chúng tôi
+ Gói 1: Số hóa tài liệu lưu trữ tại địa chỉ khách hàng yêu cầu
Quy trình các bước tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ:
– Bước 1: Nhận tài liệu cần số hóa từ khách hàng
Nhân viên phụ trách của công ty ABC sẽ tiếp nhận tài liệu cần số hóa từ người đại diện bên phía khách hàng. Trước khi giao phó tài liệu, nếu khách hàng có yêu cầu toàn bộ nhân viên phụ trách sẽ ký cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin mà họ cần phải số hóa theo tiêu chuẩn và luật của hệ thống an ninh thông tin.
– Bước 2: Chuẩn bị tài liệu
Nhân viên phụ trách số hóa tài liệu sẽ tiến hành tách các bìa cứng, kẹp giấy, đinh kẹp ra khỏi tài liệu. Đồng thời sẽ tiến hành rà soát một loại các file cần số hóa để tách riêng những trang tài liệu bị rách hoặc kém chất lượng.
– Bước 3: Tiến hành số hóa tài liệu
Toàn bộ tài liệu được đưa vào thiết bị để tiến hàng số hóa theo đúng yêu cầu của khách hàng. Đối với phần chữ thì đơn giản, còn phần ảnh được phần mềm thực hiện phân loại và được đặt tên tự động theo đúng yêu cầu của khách hàng mong muốn.
– Bước 4: Kiểm định chất lượng
Sau khi hoàn thành bước 3, các chuyên viên Chúng tôi tiến hành kiểm tra loại 1 loạt hình ảnh và nội dung xem đã đúng yêu cầu chưa. Thường việc kiểm toán chất lượng được diễn ra đồng thời trong suốt quá trình tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ.
+ Gói 2: Số hóa tài liệu lưu trữ tại công ty Chúng tôi
Bên phía dịch vụ số hóa tài liệu sẽ cử nhân viên đến địa điểm của khách hàng nhận tài liệu cầm về tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ tại văn phòng công ty Chúng tôi. Toàn bộ quy trình số hóa tài liệu lưu trữ của khách hàng được thực hiện khách quan và bảo mật tuyệt đối. Sau khi các bước số hóa tài liệu hoàn tất, bên phía công ty sẽ tiến hành bàn giao tài liệu giấy và file tài liệu số hóa tận nơi cho khách hàng. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình làm việc bảo mật của chúng tôi.
Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chất lượng và tính bảo mật cao. Vì thế dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ của Chúng tôi luôn được khách hàng tin tưởng và đánh giá cao. Tại đây, chúng tôi sử dụng các trang thiết bị số hóa tiên tiến, hiện đại nhất nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.